Viisi vinkkiä parempaan projektiviestintään
Jos happi ei kulje verisuonissa, on ihmisen keho toimintakyvytön. Sama vertaus sopii hyvin myös projektin viestintään; jos tieto ei kulje tai sitä ei ymmärretä, ei projektissa todennäköisesti tapahdu oikeita asioita oikeaan aikaan – jos ylipäätään tapahtuu mitään. Varmaan tunnistat tilanteen, jossa projektille on jouduttu antamaan tekohengitystä, kun se uhkaa kuihtua käsiin. Projektijohtamisen konsultoinnissa ja valmennuksissa minulla on ollut tapana kysyä, mitkä ovat asiakkaiden projekteissa suurimpia haasteita. Poikkeuksetta esille nousevat viestinnän ongelmat.
Huolehdi, että happi kulkee!
Seuraavassa viisi vinkkiä parempaan projektiviestintään
Mitä ja Miten
Projektin viestinnän suunnittelussa on kaksi näkökulmaa, mitä ja miten. Me asiakeskeiset ammattilaiset keskitymme yleensä substanssiin, niihin tärkeisiin Asioihin isolla A:lla, joista projektissa on kyse. Niinpä tuppaamme unohtamaan aivan yhtä tärkeän kysymyksen, miten. Miten me tässä projektissa organisoimme viestinnän, tiedonkulun ja yhteistyön? Miten huolehdimme, että kaikki projektitiimin jäsenet, ohjausryhmä, asiakkaat ja muut sidosryhmät ovat riittävästi ajan tasalla eivätkä tukehdu infoähkyyn. Kannattaa myös sopia, millä kanavalla viestitään. Sähköposti harvoin on paras mahdollinen viestintäväline. Kun miten-kysymys perataan läpikotaisin, säästetään aikaa ja ennen kaikkea rahaa.
Projekti tähtää muutokseen – vaikuta, älä tiedota!
Projektissa eletään jatkuvan muutosviestinnän äärellä. Projektin kohteena olevat sidosryhmät suhtautuvat projektiin kuin muutostilanteeseen. Se aiheuttaa tunteita ja jos tunteita ei kuulla, ne lisäävät muutosvastarintaa. Huolehdi osallistamisesta ja keskusteluyhteyden ylläpitämisestä. Hyvin kohdennettuna, oikein aikataulutettuna ja suunniteltuna projektin viestintä helpottaa muutokseen sitoutumista. Tiedon jakamisen sijaan on hyvä miettiä siis tiedolla vaikuttamista ja keskustelemista.
Ei kaikkea kaikille
Tee hyvä sidosryhmäanalyysi ja mieti, mikä tieto on oleellista millekin kohderyhmälle. Millä detaljitasolla kenellekin viestitään, missä projektin vaiheessa viestitään ja millä ydinviesteillä viestitään. Toisin sanoen, oikein paketoitu tieto oikeilla kanavilla ja oikeille kohderyhmille helpottaa sitoutumista ja tiedon omaksumista.
Jaa vastuita
Projektipäällikkö ei voi yksin vastata projektin viestinnästä. Jaa viestintävastuita myös muille projektin tiimin jäsenille. Sopikaa yhdessä mitä, missä, milloin ja kuka vastaa.
Älä ylisuunnittele
Muuttuvassa maailmassa myös suunnitelmat muuttuvat. Liian tarkasti kiveen hakattu suunnitelma jähmettää projektin. Projektipalaverissa on hyvä varata pieni hetki myös kommunikoinnin tarkastelulle. Mikä toimii ja mikä vaatii viilausta. Nosta kissa pöydälle. Onnistuneessa projektissa uskalletaan muuttaa toimintatapoja, jos vanha malli ei toimi.
Tieturilta löydät yli 30 koulutusta projektityöhön, mm:
- Projektijohtamisen koulutusohjelma – Project Champion 2.0
- Onnistu projektiviestinnässä – vaikuta, viesti ja johda
- Projektipäällikön keskeiset taidot
- PRINCE2 ® Foundation, 6th Edition, suomeksi
- Microsoft Project tehokas käyttö, osa 1
- Katso kaikki projektikoulutuksemme
Katso myös Tarun pitämä ilmainen webinaari projektiviestinnästä: Projektiviestintä – viesti, johda ja vaikuta!
Taru Uhrman
Taru Uhrman Pro-Stories Oy:sta on Tieturin verkostovalmentaja, viestintäkonsultti ja johdon työnohjaaja.