Vältä sudenkuopat Teamsin käyttöönotossa
Teams on otettu etätyön aikana entistäkin aktiivisemmin käyttöön. Olen törmännyt monenlaisiin käsityksiin Microsoft Teamsin käyttötarkoituksesta organisaation työntekoon. Ne kaikki ovat oikeita, mutta välillä Teamsia katsotaan hyvin kapeasti:
- Yksi näkee sen pelkästään Skypen korvaajana
- Toinen näkee sen dokumenttienhallintapaikkana tiimeille
- Kolmas näkee sen ryhmächattinä WhatsAppin tapaan
- Neljäs ajattelee vain tehtävien hallintaa
Syy suppeaan ajatteluun on yleensä se, ettei Teamsin käyttöä ole ohjattu organisaatiossa mitenkään. Väärään suuntaan lähtenyt käyttö on hankala kääntää jälkikäteen, joten suosittelen keskittymään hallittuun käyttöönottoon.
Hyvin suunnitellulla käyttöönotolla voidaan välttää mm. seuraavat yleisimmät sudenkuopat ja saada maksimaalinen hyöty Teamsista.
Sudenkuoppa 1
Tiimin kanavat vain dokumentteja varten
Jos Teams nähdään vain dokumenttienhallintapaikkana, tiimien kanavat luodaan kuvastamaan dokumenttien kansiorakennetta, esim. ”Pöytäkirjat”, ”Suunnitelmat”. Kun kanavat luodaan näin, on vaikea löytää tiimin keskustelulle paikkaa. Viestintä ei parane verrattuna vanhaan sähköpostikaaokseen.
Suositukseni onkin, että tiimien kanavat kuvastaisivat keskusteluaiheita ja dokumenteille luotaisiin kansiorakenne Tiedostot-välilehdelle. Kanavien nimien pyhittäminen keskustelunaiheille helpottaa tiimin jäsenten elämää: voin seurata vain itselle olennaisia keskustelukanavia, ja tiedän aina, mistä tietyn aiheen keskustelut löytyvät.
Sudenkuoppa 2
Ryhmächattejä tiimin kanavakeskusteluiden sijaan
Teamsin tiimit mahdollistavat uudenlaisen viestintäkulttuurin tiimille tai tiimirajat ylittäville ryhmille. Viestinnästä tulee läpinäkyvää, kun työnteko siirretään koko tiimin näkyville tiimin kanaville ja ongelmat ratkotaan yhdessä. Kaikki pysyvät ajan tasalla tekemisistä, innovointikyky kasvaa ja oppiminen lisääntyy. Työstä tulee tehokasta.
Mutta… jos tiimejä ei ohjata uudenlaiseen viestintäkulttuuriin, käyttäjät helposti kopioivat vanhat työskentelytavat Teamsiin. Teams-chattiin luodaan pieniä kuppikuntia keskustelemaan aiheista, ja hiljainen tieto pysyy yhtä piilossa kuin aina ennenkin. Tiimin jäsenet kokevat epäoikeudenmukaisuutta, kun eivät pääse mukaan kuppikuntiin. Lisäksi menetetään se hyöty, että kaikki asiat olisivat helposti löydettävissä yhdestä paikasta jälkikäteen.
Suosittelenkin keskittymään Teams-käyttöönotossa viestintäkulttuurin muutokseen niin tiimien sisällä kuin niiden ylikin. Chat pitäisi pyhittää vain yksityisille keskusteluille, joista ei ole hyötyä muulle tiimille.
Sudenkuoppa 3
Jokaiselle aiheelle oma ryhmä
Jos Teamsin käyttöönottoa ei ohjata oikeaan suuntaan, tiimejä syntyy varmasti liikaa. Olen nähnyt sen jo liian monta kertaa. Käyttäjät eivät välttämättä hoksaa, mitä tiimien kanavat ovat, ja luovat siksi uuden tiimin jokaiselle aiheelle. Lopulta käyttäjillä on liian monta tiimiä, ja hallinnan tunne katoaa. Teams-käyttöönotossa kannattaakin keskittyä rajoittamaan ylimääräisten tiimien syntyä.
Sudenkuoppa 4
Tiimejä luodaan vain ”oikeille” tiimeille
Usein Teamsin tiimit lanseerataan käyttöön tiukasti vain organisaatiorakenteessa oleville tiimeille ja projekteille. Usein kuitenkin kuulen ihmisten sanovan: ”mutta kun teen töitä kaikkien kanssa”. Monissa töissä, esim. yrityksen Logistiikka-yksikössä, on hyvin vähän keskusteltavaa tiimin sisällä, kun taas yhteistyö on jatkuvaa tuotannon ja ostotiimin kanssa.
Jos tiimirajat pidetään liian tiukkoina, aito työn tekeminen ei siirry pois sähköpostista. Tiimejä kannattaakin suunnitella yrityksen prosessien näkökulmasta, jotta tiimit heijastavat aitoa työn tekemistä. Nämä organisaatiorajat ylittävät prosessitiimit eivät synny automaattisesti, vaan niiden suunnittelu vaatii eri yksiköiden yhteisiä suunnittelukokouksia. Kerron lisää Teamsin tehokkaasta käytöstä sekä onnistuneesta käyttöönotosta kurssilla Microsoft Teams peruskäyttäjälle seuraavan kerran 13.11.2019. Suosittelen kurssia, jos Teamsin käyttöönotto on organisaatiossasi juuri meneillään tai tulee ajankohtaiseksi lähiaikoina. Tervetuloa mukaan!
Heidi Selkäinaho
Heidi Selkäinaho on kokenut digitaalisen työyhteisöviestinnän konsultti. Heidi toimii työpaikkojen yhteisöviestinnän valmentajana missionaan tuoda työpaikoille tehokkaammat ja työniloa lisäävät tavat tehdä töitä sisäisten somekanavien ja sosiaalisten intranet-ratkaisujen avulla. Heidillä on 16 vuoden kokemus digitaalisen viestinnän ja verkkopalveluiden kehittämisestä. Heidi on aiemmin toiminut intranet-konsulttina ja tuotepäällikkönä Sinisessä Meteoriitissa ja suunnitteli mm. Euroopan parhaaksi valitun Valo intranet -ratkaisun.