Scrum IT:n ulkopuolella – voisinko minäkin käyttää Scrumia?

Scrum on toimialariippumaton kevyt viitekehys, jonka käyttö on laajentunut ohjelmistokehityksestä mm. elektroniikkasuunnitteluun, mekaniikkasuunnitteluun, autoteollisuuteen, markkinointiin, terveydenhoitoon, opetukseen, myyntiin ja yleisjohtamiseen. Sen suosio on kasvanut voimakkaasti jo kohta 20 vuotta eikä loppua ole näköpiirissä. 

Scrumin kaltaista kevyttä viitekehystä voi tietenkin käyttää minkä tahansa työn ohjaamiseen, mutta enemmänkin on kysymys siitä, missä se on parhaimmillaan ja mihin se soveltuu heikommin.

Mitä olen tekemässä?

Ensiksi pitää miettiä työtä, johon aikoo Scrumia käyttää. Kuinka hyvin ymmärrän mitä olen tekemässä? Jos tavoitteenamme on tuottaa tuhansia tai miljoonia täsmälleen samanlaisia teollisuustuotteita, perinteisen massatuotannon hyvin määrittelyt prosessit ja työkalut pystyvät tuottamaan ne edullisesti ja suunnitelmien mukaisesti. Lean-periaatteita soveltamalla päästään vieläkin parempiin tuloksiin. Tietenkin edellä mainittu koskee teollisuustuotteiden lisäksi mitä moninaisimpia vakioituja tuotteita ja palveluja.   

Scrumin hyödyt alkavat tulla esiin, jos olen tekemässä jotain ainutkertaista, uutta ja tuntematonta. Kun olen tutkimusretkellä heikoilla jäillä kannattaa edetä Scrumin mukaisesti pienissä palasissa ja tarkastella tilannetta jokaisen askeleen eli Sprintin jälkeen ja tehdä tarvittavat korjausliikkeet. Suunnittelutyöt ovat Scrumin luontaista soveltamisaluetta, koska työn lopputulos määräytyy työn aikana. Ohjelmiston asemasta voin olla suunnittelemassa elektronista laitetta, autoa, asuntomme sisustusta, organisaatiomme rakennetta ja toimintatapoja jne jne. Tässä on vain taivas rajana.

Ajatellaanpa vaikka markkinointia. Koska emme tiedä miten lisämyyntiä synnyttäviä asiakkaita saadaan tavoitettua, lähdemme kokeilemaan erilaisia asioita. Kunkin kokeilun jälkeen mittaamme tulokset ja hylkäämme huonot ideat ja jatkamme niitä, jotka toimivat. Sama koskee myyntityötä, jonka pitää koko ajan muuttuvassa markkinatilanteessa pystyä kohdentamaan työnsä oikeisiin asiakkaisiin, kanaviin ja tuotteisiin.

Isojen projektien alueella rakennettaessa teitä, siltoja, tunneleita, asuntoja, tehtaita, laivoja tai ydinvoimaloita Leanin ja Scrumin periaatteita voidaan soveltaa menestyksellisesti, mutta muutoksen korkea kustannus hillitsee kokeilukulttuurin soveltamismahdollisuuksia. Tiet kannattaa rakentaa pätkä kerrallaan nopeasti valmiiksi saakka eikä vaiheittain niin, että koko kaupunki on vuosikausia yhtä työmaata. Kalliilla tunnelinpätkillä on kuitenkin vaikea saada käyttäjäkokemusta erilaisista tunnelivaihtoehdoista. Tarvitaan minimaalisia käyttökelpoisia ja edullisia tuotteita, joilla saamme aitoa kehittävää palautetta.

Suunniteltaessa erilaisia laitteita tarvitaan edullisia ja nopeita tapoja tuottaa prototyyppejä. Perinteiset muotit, joilla saadaan edullinen yksikkökustannus, ovat hitaita ja kalliita tehdä. Niiden sijaan tai edeltäjiksi suunnittelutyössä ovat tulleet CAD, 3D-kirjoittimet ja komposiittimateriaalit.  Laitesuunnittelijan massatuotantoajattelu näkyy myös halussa varata teollisuustuotannossa tarvittavat komponentit ja jäädyttää niiden hinnat. Tämä on purkautumassa kun Lean-tyylinen juuri-oikeaan aikaan valmistus lisää markkinaosuuttaan.

Miten teen työni?

Ketterä toimintapa alkaa olla pienten IT-yritysten ja starttiyritysten geeneissä. Niiden ulkopuolellakaan yrityskulttuuri ei suoranaisesti estä Scrumia. Toimiala ei sinänsä ole este, jollei sillä ole vahvaa regulaatiota, mutta toimintamallien muutos on hitaampaa pitkän historian omaavissa organisaatioissa. 

Voin soveltaa Scrumia omien henkilökohtaisten tehtävieni hallintaan vaikkakin yksinkertainen lista tehtävistä tai Kanban-taulu saattaisi riittää. Sprintti tapahtumineen tuottaa kuitenkin suuremman hyödyn kun teen työtä monitaitoisessa tiimissä, joka keskittyy kyseiseen Sprinttiin. Esimerkiksi markkinoinnissa kampanjan toteuttamiseen tarvitaan osaamista myytävästä tuotteesta tai palvelusta, potentiaalisten asiakkaiden löytämisestä, markkinointimateriaalin tuottamisesta ja tapahtumien järjestämisestä. 

Scrum-tiimien muodostaminen ja Sprinttien toteuttaminen on ammattinimikkeiden pohjalta organisoiduille yrityksille ja yhteisöille vaikeaa. Usein perustetaan projekti, johon eri puolilla taloa työskentelevät ihmiset osallistuvat oman työnsä ohella. Keskittyneet nopeita tuloksia tavoittelevat  Sprintit eivät tällöin saavuta kaikkia mahdollisia hyötyjä. Vieläkin vaikeammaksi tilanne menee, kun mukana on ulkoistuksia, tilaajia ja toimittajia.

Organisaatiomuutos, johon Scrumin käyttöönotto johtaa, hyväksytään yleensä ajatuksen tasolla, mutta asia mutkistuu kun mukaan otetaan henkilöiden palkkaukseen, asemaan ja urakehitykseen liittyvät asiat. Usein perinteiset roolit säilyvät Scrum roolien ohella. Esimerkiksi organisaatiossa on tuoteomistajan lisäksi tuotepäällikkö ja projektipäällikkö.

Scrum tiimien tulee olla itseohjautuvia, jotta ne voivat luovasti ja tuottavasti ratkaista monimutkaisia ja muuttuvia ongelmia. Perinteiset organisaatiot ovat määritelleet tarkat prosessit, standardoineet ne laatujärjestelmään ja viimeistään talousasioissa pidättävät päätösvallan visusti Scrum tiimien yläpuolella.

Scrum skaalautuu luonnostaan kun jopa sadat tiimit kehittävät samaa tuotetta yhdessä. Koko ajan toimintakunnossa oleva tuote kasvaa pienissä integroiduissa paloissa. Massiivista ennakkosuunnittelua isoine kokouksineen ei tarvita. Modulaarisuus on avainsana rakennettaessa suuria tuotteita, jotka muuttuvat nopeasti tai joilla on markkinoilla monia eri versiota. Tiukka integraatio säästää kustannuksia, mutta lisää riippuvuuksia, jotka hankaloittavat tuotteen kehittämistä, ylläpitoa ja mukauttamista erilaisiin asiakastarpeisiin.

Käyttöönoton kustannukset

Optimaalinen julkaisujen väli riippuu tuotteen markkinoille tulon viivästymisen ja käyttöönottojen kustannusten suhteesta.  Scrumissa käyttöottokustannus pyritään minimoimaan mm. automaation avulla.  Jatkuvan testaamisen ja integroimisen sekä jatkuvien käyttöönottojen toteuttaminen vaatii teknistä kyvykkyyttä. IT alalla se on arkipäivää. Mutta ajatellaanpa Mars-aluksen kehitysversioiden jatkuvaa testausta Marsissa. 

Johtopäätökset

Organisatorisista ja teknisistä haasteista huolimatta Scrum tiimit ovat löytäneet työn ilon ja ovat muuttamassa työn maailmaa kohti vauraampaa tulevaisuutta.  Oikein toteutettujen Scrum käyttöönottojen menestys on muutosvoima, jonka avulla entistä suurempi osa Scrumin hyödyistä saavutetaan.

Katso Scrum-koulutuksemme

• Scrum perusteet
• Scrum Master I (SM I)
• Scrum Master II (SM II)
• Product owner I (PO I)
• Product Owner II (PO II)

Katso lisää (englanniksi)

• Jeff Sutherland: https://www.youtube.com/watch?v=Zne-hiFFs74
• LeSS case studies: https://less.works/case-studies/index.html
• Lisää scrum-kokemuksia: http://www.scrumcasestudies.com/

Ketteryys Scrum Master Tiimityö Scrum