Projektets Stakeholder samarbete – det bästa sättet att säkerställa nöjda kunder

Som projektutbildare och konsult får jag ofta också rollen som terapeut. För många projektchefer känns det befriande att kunna tala om sina problem med en utomstående person, som kanske bara besöker den egna organisationen på ett tillfälligt kort besök. Mitt uppdrag har ofta varit att utveckla organisationernas projektmodeller eller kunnandet i själva hanteringen av projekt. I diskussionerna som jag för återkommer ofta liknande budskap:

”Vi sitter fast i ett skruvstäd – projektägaren vill något o vår kund något helt annat”, ”Det är jätte svårt att kombinera de olika intressenternas önskemål”, ”Kraven på slutprodukterna vi framställer i projekten blir hela tiden mer komplexa”, ”Mängden information ökar hela tiden och det blir allt mer utmanande att administrera projekten”, ”Med den allt mer krävande konjunkturen ökar kraven på snabb leverans med allt tightare budgeter”, ”De mångsidiga digitala kanalerna kräver allt mer tid o allt snabbare reaktionsförmåga av vår kommunikation”.

Kanske allt detta ytterligare bidrar till att projektcheferna fokuserar allt mer på att framställa sina produkter o tjänster, medan stakeholder (=intressent) samarbetet och den därtillhörande kommunikationen blir lidande.

Då jag ber att få se projektens risk- eller kommunikationsplaner och sedan intervjuar personerna om hur de genomförts i praktiken är skillnaden ofta alarmerande. Kommunikationsplanen har definierat stakeholders o diverse kommunikationsinsatser riktat till dem. I riskplanen står det att bristen på kommunikation utgör en stor risk – vi måste se till att våra stakeholders får den info de behöver. Men uppföljningen haltar. Mycket har blivit ogjort.

Stakeholder samarbetet och kommunikationen med dessa är den enskilt viktigaste garanten för ett lyckat projekt. Varför det?

Att i ett tidigt skede kartlägga de viktigaste intressenterna och deras krav och behov är utgångspunkten för leverans av projektens resultat (=de produkter o tjänster vi utför via projektet). Bara genom att lyssna till kunden o första det hen behöver kan vi uppnå det som önskas av oss. Då kan vi begränsa projektets innehåll (sk. ”scope definition”) så att vi levererar det essentiella (och inget annat). Vi kan garantera att det finns förutsättningar för kvalitet och vi kan också identifiera de största riskerna före dessa blir problem.

Stakeholder samarbetet skapar en enhetligare bild av det vi gör. Via samarbetet håller vi alla parter a´jour om vårt avancemang o ökar motivationen i vårt egna team att få jobbet färdigt. Förutsättningarna för kunden att ta emot det vi levererar blir också avsevärt bättre. Kunden vet vad som produceras, när det blir färdigt och hur det kommer att se ut. De mottagande organisationerna får den välbehövliga informationen som behövs för att på ett effektivt sätt ta emot det vi som projektchefer producerar.

Stakeholder samarbetet möjliggör också att kraven på förändringarna i projektet identifieras i ett tidigt skede och att de behövliga modifikationerna i innehållet görs. Risken att projektets resultat inte tas i användning hos kunden är stort om det inte motsvarar kundens önskemål. Om inte resultatet utnyttjas så har vi gjort en onödig investering. Samtidigt har vi fått en missnöjd kund. Vi gör knappast projekt med dessa kunder i framtiden.

För oss som projektchefer är kunddialogen A och O. Utan diskussion med kunder vet vi inte vilka framtidens behov är och kan inte utveckla vårt egna arbete i den rätta riktningen. Stakeholder samarbetet är alltså också en förutsättning för att skapa ny affärsverksamhet.

Många använder också stakeholder samarbetet som ett verktyg i utvecklandet av den egna organisationens ansvarspolicy (Corporate Social Responsibility /CSR) och bränding i en större bemärkelse. Genom att skapa känslan av att vi bryr oss om våra kunder så skapar vi också det förtroende vi behöver i alla relationer med omvärlden. En sådan goodwill bär längre en varje enskilt projekt o stärker affärsverksamheten på ett hållbart sätt. 

Projektchefens ABC och andra öppna kurser. Läs mer och boka din plats nu! >>

Projektipäällikkö