Miten työelämän kokemus suodattuu koulutukseen?
Kun kaikkien oppikirjojen mukaan koostettu tuhti projektisuunnitelma on valmis, on projektikin puoliksi tehty. Tässä se nyt on! Näin projekti tulee etenemään. Vai tuleeko sittenkään?
Luultavasti ei, koska harvoin projektit etenevät täsmälleen suunnitelmien mukaisesti. Kärjistäen voisi jopa sanoa, että suunnitelma kertoo sen, miten projekti ei ainakaan tule etenemään. Tämän opin yhdellä projektinhallintakurssilla jo vuosia sitten.
Projektinhallintaa ei opi pelkästään kirjoja lukemalla, vaan käytännön kokemuksen merkitys on suuri. Siksi on tärkeää, että työelämän kokemusta suodatetaan mahdollisimman paljon mukaan projektinhallinnan koulutuksiin.
Case-esimerkit auttavat ymmärtämään ja muistamaan
Päätyönäni toimin vanhempana projektipäällikkönä Notkia IT:llä. Projektityön lisäksi koulutan Tieturilla projektityön perusteita projektitiimin jäsenille ja keskeisiä projektitaitoja projektipäälliköille. Kurssit ovat tiiviitä paketteja, joissa käydään keskeiset projektinhallinnan alueet läpi.
Useimmat osallistujista toimivat jo projektipäällikköinä tai ovat muulla tavalla projektitoiminnassa mukana. Monelle motivaatio osallistua kurssille tulee siitä, että he haluavat saada vahvistusta ja teoreettista taustaa sille, miten on jo käytännössä toimittu.
Jotta koulutuspäivästä saa mahdollisimman hyödyllisen ja kiinnostavan kaikille osallistujille, hyödynnän työelämässä kertyneitä kokemuksia. Erilaiset projektikokemukset, hyvät ja huonot sellaiset, ovat väriläiskiä, joilla voi täydentää ja elävöittää koulutuksen sisältöä.
Oikeastaan jokaiseen koulutuksen aihepiiriin pystyy keksimään jonkin case-esimerkin. Mitä enemmän työelämän kokemusta löytyy, sitä enemmän sitä pystyy suodattamaan mukaan koulutukseen. Oikeat käytännön esimerkit auttavat osallistujia ennen kaikkea ymmärtämään ja muistamaan.
Harjoitustehtävillä kannustetaan osallistujia jakamaan omia oppejaan
Koulutuspäivään on varattu aikaa myös sille, että osallistujat pääsevät jakamaan omia työelämän kokemuksia toistensa kanssa. Jokaisessa koulutuksessa osallistujat tekevät harjoitustehtäviä, joissa omaa referenssiprojektia pohditaan tehtävänannon mukaisesti. Tällaisia harjoitustehtäviä saattaa koulutukseen sisältyä useitakin ja niitä puretaan pienryhmissä ja kaikkien osallistujien kesken.
Sen lisäksi, että harjoitustehtävät voivat herättää opettavaista keskustelua, ne ovat oivia mahdollisuuksia päästä jakamaan omia kokemuksia ja saada uutta näkökulmaa itseä mietityttäviin asioihin. Pienessä ryhmässä osallistujien projekteja voidaan pohtia syvemminkin. Suuremmassa ryhmässä on taas mahdollisuus kuulla ajatuksia hyvinkin monimuotoiselta asiantuntijaryhmältä.
Koulutukseen osallistujat ovat monesti eri toimialoilta ja erilaisten projektien kirjokin on runsas. Toisaalta koulutettavien kokemustaso voi vaihdella paljonkin. Joku voi parhaillaan johtaa ensimmäistä projektiaan, toinen taas on tehnyt projektipäällikön töitä pitkäänkin.
Käytännön esimerkit ovat keinoja saada uusia näkökulmia ja työkaluja kokeneillekin tekijöille. On hyödyllistä kuulla parhaita käytäntöjä ja peukalosääntöjä. Mikä voi toimia tietyssä tilanteessa, mikä ei välttämättä toimi, mitä ei missään nimessä kannata tehdä? Esimerkiksi älä koskaan suunnittele projektia ylitöiden varaan. Jokainen projekti on omanlaisensa kokonaisuus, jossa projektipäällikkö pääsee soveltamaan ja oppimaan lisää.
Käytännön kokemus auttaa reagoimaan projektin muutoksiin
Projekteissa sattuu ja tapahtuu. Kokeneenkaan projektipäällikön työkalupakista ei löydy kristallipalloa, jolla pystyisi tulevat tapahtumat ennustamaan, vaan tarvitaan kykyä soveltaa projektinhallinnan oppeja.
Mitä enemmän on sidosryhmiä ja hallittavaa, sitä enemmän on myös muuttuvia asioita. Osaan on voitu varautua etukäteen esimerkiksi riskinhallinnan keinoin, mutta usein vastaan tulee myös yllätyksiä. Esimerkiksi toimittajan aikataulu pettää tai organisaation prioriteetit muuttuvat. Projektisuunnitelmaa on muutettava ja yllätyksiin on reagoitava.
Projektinhallinnan perusosaaminen ja teoreettinen viitekehys auttavat projektipäällikköä mukautumaan muutoksiin, mutta suurilta osin tällainen kyvykkyys rakentuu myös käytännön kokemuksen kautta. Siksi projektipäällikön työkalupakista olisi hyvä löytyä tietoa parhaista projektikäytännöistä ja kokemuksia epäonnistuneista ja onnistuneista projekteista. Näitä oppii tekemällä projekteja, mutta käytännön tietämystä voi kerryttää myös osallistumalla projektinhallinnan kursseille.
Koulutusta projektinhallintaan
- Projektijohtamisen koulutusohjelma – Project Champion 2.0
- Projektityön perusteet
- Projektipäällikön keskeiset taidot
Kaikki projektityön koulutukset
Kaikki sertifioivat projektinhallintakoulutukset
PRINCE2® is a registered trade mark of AXELOS Limited, used under permission of AXELOS Limited.
Mika Mantere
Mika on ratkaisulähtöinen hanke- ja projektipäällikkö, jolla on yhteensä yli 20 vuoden kokemus yksityisellä ja julkisella puolella toimimisesta sekä tilaajan että toimittajan roolissa. Hän työskentelee Notkia IT:llä vanhempana projektipäällikkönä. Työssä häntä motivoi asiakastyytyväisyys ja jatkuva oppiminen.