Microsoft – sopimusmallien monet kasvot tuottavat hämmennystä
Microsoft ja sen sopimusviidakko voi joskus tuntua haastavalta hallita, sillä eri vaihtoehtoja ja niiden yhdistelmiä löytyy moneen lähtöön. Organisaation sopimusrakenteen laatimiseen tulisikin kiinnittää huomiota, jotta siitä saadaan mahdollisimman hyvä ja palveleva kokonaisuus. Sopimuksia voi tehdä vakioiden koko organisaation tai osan organisaatiosta, tai vaikka kohdentaa sopimus tiettyä tuote osa-aluetta silmällä pitäen.
Pelkästään sopimusteknisestä näkökulmasta tehtävien tarkastelu ei aina ole riittävä. Halutaanko esimerkiksi ERP- ja CRM-järjestelmä pitää omalla sopimuksellaan solmimalla Dynamics 365 only -sopimus ja liittämällä kaikki Dynamics 365 -lisenssihankinnat saman sopimuksen alle? Samalla organisaation käyttäjälisenssit hankitaan vakiointisopimuksella ja projektityöntekijöiden lisenssit puolestaan kuukausiveloitteisesti.
Sopimusnäkökulmasta tämä saattaa kuulostaa kustannustehokkaalle ja toimivalle ratkaisulle, mutta herättää myös kysymyksiä hallinnan helppoudesta, kun kutakin sopimusta hallitaan oman portaalin kautta.
Miten Microsoft on ratkaissut ongelman?
Valmistajana Microsoft tarjoaa monta erilaista sopimusmallia, joita arvioimalla voit laatia hyvän kokonaisuuden oman organisaatiosi sopimustenhallintaa ja lisenssihankintoja silmällä pitäen. Sopimusmalleilla on kuitenkin monet kasvot: osa sopimuksista velvoittaa organisaation vakioimaan kaikki organisaation työntekijät saman sopimuksen alle, osalla voit tehdä kohdennetumpaa hankintaa ja osalla voit investoida ohjelmisto-omaisuuteen kertahankinnan muodossa. Juurikin hankintamallia päätettäessä on hyvä perehtyä sopimusmallien ehtoihin sekä mahdollisiin rajoitteisiin, ettei kompastuskiviä tule sopimuksen elinkaaren aikana.
Sopimusmallit ja niiden rakenteet ovat nyt murroksessa. Luovutaan monesta vanhasta ja tutusta, sekä osittain myös vuosien saatossa turvalliseksi muodostuneesta hallintaportaalista, hankintatavasta sekä ostomallista. Suunta on selkeä – tuoda moderni sopimusten hallinta ja asiakaskokemus osaksi organisaatioiden ostokokemusta. Tässä vaiheessa onkin hyvä pohtia, kuinka monta erilaista Microsoftin tarjoamaa sopimusmallia oletkaan solminut organisaatiossasi vuosien saatossa?
Selvyyttä Microsoftin sopimusmalleihin saat maksuttomasta Microsoftin sopimusmallien perusperiaatteet -webinaaristamme ja vielä syvemmin pääset perehtymään aiheeseen Microsoftin sopimusmallit ja niiden perusperiaatteet -koulutuksessamme.
Jenna Peltonen
Jenna toimii Crayonilla Microsoft Partner Commercial Executiven roolissa ja konsultoi asiakkaita mm. Microsoft-sopimuksista, lisensoinnista sekä sopimusmalliskenaarioista. Jennalla on monipuolinen työhistoria asiantuntijaroolissa eri toimialoilta. Hän on toiminut globaaleissa IT-organisaatioissa sekä maahantuojien ohjelmistotiimien jäsenenä. Jennalla on konsultointi-, asiantuntija- sekä myyntikokemusta lisensoinnista yli 10 vuoden ajalta.