Office 365 ja läsnätyön mahdollisuudet
Onhan sinulla Office 365?
Lomakausi on jo hyvässä vauhdissa ja konttoreilla on varmasti hyvinkin rauhallista. Kiireisimpinä työkausina näin ei välttämättä ole – etenkään avokonttoreilla ja monitilatoimistoissa. Työn ja elämän äänet kuuluvat työpaikalle, mutta etenkin keskittymistä vaativat työt on usein helpompi hoitaa rauhallisemmassa ympäristössä.
Onneksi useilla työpaikoilla on sekä työkalut että kulttuuri, jotka mahdollistavat työskentelyn myös muualla kuin konttorilla. Enää ei ehkä kannatakaan puhua etätyöstä vaan läsnätyöstä, jossa työskentely on joustavaa ja eri paikoissa sijaitsevat kollegat on yhtä helppoa tavoittaa, kuin konttorillakin.
Office 365 tarjoaa työkaluja, joilla työt sujuvat mökkilaiturillakin
Microsoft Office 365 tarjoaa monipuolisen paketin erilaisia työkaluja paikasta riippumattomaan työskentelyyn. Sharepoint, Teams ja Skype helpottavat niin tiedon jakamista kuin yhteydenpitoakin.
Skype on monille tuttu puhelinsovellus, jolla voi soitella ilmaiseksi. Skype for Business on Skype steroideilla. Se luo mahdollisuudet jopa 250 hengen kokousten pitämiseen ja yhteiseen tiedostojen muokkaamiseen.
Teams on kätevä digitaalinen ryhmätyötila, joka vähentää sisäistä sähköpostittelua. Teamsisissa voidaan käydä chat-keskusteluita ja pitää puhelinpalavereita isollakin porukalla. Sinne voidaan tallettaa asiakirjoja, joita kaikki tiimiläiset voivat käydä katsomassa ja muokkaamassa, joten ajantasaisin versio on aina kaikkien nähtävissä.
Lisäksi Teamsiin voi luoda tehtävälistoja ja päivittää tehtävän kulkua merkkaamalla tehtävän vireillä olevaksi tai valmiiksi. Itse hyödynnän Teamsiä myös markkinointikalenterina, johon voin merkata tulevat aktiviteetit ja tarkastella niitä joko tehtävälistana tai kalenterinäkymässä.
Mikäli Teams ei ole vielä tuttu, kannattaa osallistua ilmaiseen webinaarimme ”Tiimiydy Microsoft Teamsilla – perusteet tutuksi”. Hyödyllinen webinaari pidetään 14.8. klo 14-14.45.
SharePoint on hyvä alusta tiedon säilyttämiseen, muokkaamiseen ja jakamiseen. Se onkin oiva väline organisaation Intranetiksi. SharePointiin voit tallettaa huikean määrän dokumentteja ja niiden muokkaus sujuu helposti, joten kaikilla on ajantasainen tieto jatkuvasti saatavilla.
Jos teillä ei vielä ole joustavan läsnätyön kulttuuria tai työkaluja, kannattaa ne ottaa pian käyttöön. Useat tutkimuksetkin todistavat jouston hyödyn niin tuottavuudelle kuin motivaatiollekin.
Oikein hyvää lomaa kaikille lomalaisille ja läsnätyön iloa kaikille töissä oleville!
Hyviä koulutuksia läsnätyötä helpottavien työkalujen käyttöön:
– SharePoint käytön aloittaminen
– SharePoint intranet-alustana