Onnistuneen fasilitoinnin kulmakivet
Fasilitointi voi muuttaa ryhmien vuorovaikutushetket ja päätöksenteon prosessit tuottaviksi, kiinnostaviksi ja oivaltaviksi tilaisuuksiksi. Vaikka sitä usein pidetään erikoisosaamisena, se on olennainen taito monille työelämän asiantuntijoille, kuten projektipäälliköille projektikokouksissa, ideointisessioissa tai monen tiimin yhteistyötilaisuuksissa, tai HR:lle konfliktien ratkaisussa, muutostilanteissa tai koulutustilaisuuksissa. Tässä blogissa käsittelemme kolmea fasilitoinnin osa-aluetta, jotka huomioimalla voidaan mahdollistaa tilaisuuden onnistunut lopputulos.
Mahdollista onnistuminen
Tehokas fasilitointi perustuu kolmeen kulmakiveen: selkeisiin tavoitteisiin, oikeisiin osallistujiin ja sopiviin yhteistyömenetelmiin. Oletpa sitten ns. OTO-fasilitaattori, joka tarvitsee fasilitointia säännöllisen epäsäännöllisesti päätyönsä ohella tai vasta aloittelemassa taivaltasi fasilitoinnin parissa, näillä kulmakivillä lisäät merkittävästi mahdollisuuksia tilaisuuden onnistumiselle.
Selkeät tavoitteet:
- Tavoitteet asettavat suunnan, kirkastavat tilaisuuden tarkoitusta ja mahdollistavat keskittymisen aiheeseen ilman liiallisia rönsyilyjä. Selkeillä tavoitteilla varmistat, että kaikki osallistujat kulkevat tilaisuuden aikana samaan suuntaan ja saavutatte halutut tulokset. Suunnittele tilaisuuden tavoite jo etukäteen ja valmistaudu perustelemaan miksi se on tärkeä saavuttaa.
Oikeat osallistujat:
- Oikeat osallistujat ovat keskeinen asia jokaiselle tilaisuudelle. He tuovat mukanaan monipuolisia näkökulmia, asiantuntemusta ja oivalluksia, joita tarvitaan asioiden käsittelemiseksi. Kun olet kutsunut oikeat ihmiset pöydän ääreen, ovat kehitetyt ratkaisuista monipuolisempia innovatiivisten ideoiden, rakentavan väittelyn sekä merkityksellistä yhteistyön ansiosta. Kutsu tilaisuuteesi osallistujia, joilla on monipuolisia näkökulmia ja asiantuntemusta annettavanaan sekä kyky tehdä tarvittaessa päätöksiä.
Tehokkaat yhteistyömenetelmät:
- Käyttämäsi työkalut, tekniikat ja menetelmät voivat parhaimmillaan mahdollistaa onnistuneen lopputuloksen – tai romuttaa koko tilaisuuden. Sopivat yhteistyömenetelmät auttavat osallistujia osallistumaan tehokkaasti, viestimään avoimesti ja ratkaisemaan ongelmia luovasti. Oikein valituilla menetelmillä ja työkaluilla mahdollistat vuorovaikutteisen ja tuotteliaan tilaisuuden, jossa ideat virtaavat vapaasti ja päätökset perustuvat hyvin analysoituihin näkökulmiin.
Jos joku kulmakivistä puuttuu?
Kirkkaan tavoitteen puuttuminen, oikeiden osallistujien puuttuminen sekä tehottomat tai väärät yhteistyömenetelmät tuovat yhdistelmänä paljon haasteita tilaisuuden onnistumiselle, mutta jo yhden osa-alueen puuttuminen laskee mahdollisuuksia luoda tehokas ja vaikuttava tilaisuus.
Selkeät tavoitteet ja tehokkaat yhteistyömenetelmät, mutta ei oikeita osallistujia:
- Kun oikeat osallistujat puuttuvat, on vaikeaa tuottaa arvokkaita oivalluksia tai tehdä päätöksiä. Osallistujat voivat menettää motivaationsa, koska aihe ei liity heidän rooleihinsa tai kiinnostuksiinsa tai tehdyiltä päätöksiltä ja sovituilta askelilta viedään pohja, kun oikea päätöksentekijä antaa tilaisuuden jälkeen näkemyksensä lopputuloksesta.
Oikeat osallistujat ja selkeät tavoitteet, mutta ei tehokkaita yhteistyömenetelmiä:
- Ilman sopivia yhteistyömenetelmiä osallistujilla voi olla haasteita rakentaa hyödyllisiä keskusteluja, synnyttää ideoida tai päästä yksimielisyyteen tarvittavista ratkaisuista. Osallistujat voivat myös tuntea turhautumista rakenteettoman lähestymistavan vuoksi ja selkeistä tavoitteista huolimatta tilaisuus ei johda vaikuttaviin lopputuloksiin eikä tilaisuudelle määritettyä tavoitetta saavuteta.
Tehokkaat yhteistyömenetelmät ja oikeat osallistujat, mutta ei selkeää tavoitetta:
- Selkeän tavoitteen puuttuessa fasilitointi on vailla suuntaa ja tarkoitusta, missä osallistujat eivät ymmärrä mitä lopputulosta kohti ollaan työskentelemässä. Yhteistyö on hajanaista ja keskustelut ja työskentely rönsyilee aiheesta toiseen. Vaikka oikeat ihmiset ja tehokkaat yhteistyömenetelmät ovat kohdallaan, tilaisuus ei välttämättä johda konkreettisiin tai merkityksellisiin tuloksiin, koska määriteltyä päämäärää ei ole.
Haluatko oppia lisää?
Tehokas ja vaikuttava fasilitointi on taito, jota voi oppia ja kehittää. Jos haluat parantaa ymmärrystäsi ja taitojasi fasilitoinnissa, ilmoittaudu fasilitointitaitojen peruskoulutukseemme tai paranna taitojasi kompleksisten ongelmien ratkaisijana sekä toimintaa parantavien retrospektiivien vetäjänä.
Tuuli Pesonen
Senior Consultant
Tuuli on ketteryyden syväosaaja ja Scrumin, LeSS:n sekä SAFen sertifioitu asiantuntija. Hän on työskennellyt useissa organisaatioissa monenlaisten tiimien kanssa mahdollistaen fasilitoinnin avulla uusien toimintatapojen löytämistä, ongelmanratkaisua sekä osaajien yhteistyötä yli yksikkörajojen. Tuulille on erityisen tärkeää yhteistyö, tavoitteellisuus sekä jatkuva parantaminen ja oppiminen, minkä vuoksi erityisen lähellä hänen sydäntään on scrum masterin rooli sekä retrospektiivit ja oman toiminnan reflektointi.