Projektijohtamisen haasteet
Projektin johtaminen on vaativa tehtävä. Siinä yhdistyvät projektin hallinnointi, ihmisten johtaminen, toimintaympäristön tuntemus, sekä lukuisat muut muuttujat. Projektijohtamisessa projektipäälliköt kohtaavat monenlaisia haasteita, jotka edellyttävät luovaa ongelmanratkaisua sekä taitavaa johtamista.
Koska kaikki projektit ovat erilaisia, myös haasteet eri projekteissa eroavat toisistaan. Tästä syystä kaikkiin projekteihin soveltuvaa listaa projektijohtamisen haasteista on mahdotonta kirjoittaa. Siksi olen koonnut tähän tekstiin yleisimpiä, useimmissa projekteissa esiintyviä projektijohtamisen haasteita.
Projekti koostuu ihmisten suorittamista tehtävistä, joiden tuloksena syntyy lopputuotoksia ihmisten hyödyksi. Projektijohtaminen onkin suurimmaksi osaksi monipuolista tekemistä yhteistyössä muiden ihmisten kanssa: ihmisten johtamista, sidosryhmien hallintaa ja viestintää. Projektijohtamisen haasteet liittyvät useimmiten juurikin ihmisiin.
Haaste 1: Sidosryhmien hallinta
Projektin sidosryhmät ovat henkilöitä tai ryhmiä, joihin projektin tehtävä tai lopputulos voi vaikuttaa, sekä henkilöitä, jotka voivat vaikuttaa projektin tehtävään tai lopputulokseen. Projektin sidosryhmiin liittyviä haasteita ovat eri sidosryhmien toisistaan poikkeavat ja ristiriitaiset vaatimukset ja odotukset projektille. Haasteena ovat myös sidosryhmät, jotka ovat jollain tavoin haitallisia projektille. Siksi projektin tulee suunnitella strategiat eri sidosryhmien hallitsemiseksi sekä priorisoida sidosryhmät ja niiden vaatimukset. Projektin tärkeimpiä sidosryhmiä ovat projektin tilaaja (projektin asiakas tai omistaja), joiden vaatimukset huomioidaan ensisijaisesti.
Haaste 2: Konfliktien hallinta
Projektiin osallistuvien henkilöiden kesken voi syntyä konflikteja erilaisten tavoitteiden ja näkemysten törmätessä yhteen. Myös epäselvät roolit ja vastuut synnyttävät konflikteja. Haasteena on tunnistaa ja ratkaista konfliktit rakentavasti, jotta ne eivät vaaranna projektin etenemistä ja projektitiimin työtä. Projektipäällikkö voi ennalta ehkäistä konflikteja viestimällä ihmisille selkeästi projektin tavoitteet, tilanteen ja päätökset. Konfliktit voivat olla myös hyödyllisiä, sillä niistä voi syntyä uusia ideoita.
Haaste 3: Viestinnän haasteet
Tutkimusten mukaan suurin syy projektin epäonnistumiselle on puutteellinen viestintä. Epäselvä viestintä voi johtaa väärinkäsityksiin, virheisiin ja lisätä näin konfliktien riskiä. Hyvä projektipäällikkö tekee projektille viestintäsuunnitelman. Paras projektipäällikkö osallistaa sidosryhmät heti projektin alkumetreillä ja kysyy millaista ja mistä viestintäkanavista he toivovat saavansa viestintää projektin aikana. Kannattaa kuitenkin olla itselleen armollinen, sillä viestinnän perustotuus on, että se epäonnistuu aina. Parhaansa kannattaa toki pyrkiä tekemään ja hyvä viestintäsuunnitelma luo perustan toimivalle projektiviestinnälle.
Haaste 4: Muuttuvat vaatimukset
Liiketoimintaympäristö on jatkuvassa muutoksessa, ja projektin vaatimukset muuttuvat lähes aina matkan varrella. Projektin tulee luoda periaatteet muutosten hallitsemiseksi sekä käytännöt, joilla muuttuvat vaatimukset viedään projektin suunnitelmiin.
Haaste 5: Aikataulun ja budjetin hallinta
Suurin osa projekteista epäonnistuu aikataulun ja/tai budjetin suhteen. Projektipäällikön on suunniteltava projektin aikataulu ja budjetti realistisiksi ja ottaa suunnittelussa huomioon riskit sekä saatavilla olevat resurssit. Usein projektin tilaaja edellyttää projektin toteutuvan tietyssä aikataulussa tai budjetissa. Projektipäällikkö ei voi vain toivoa, että projekti toteutuu näissä annetuissa rajoitteissa, vaan hänen on otettava ne huomioon projektin suunnittelussa, seurannassa ja ohjauksessa.
Haaste 6: Epävarmuuksien huomiointi
Projekti on ainutlaatuinen, kertaluontoinen työ, joka tehdään vain kerran. Projektin toteutus kuvataan projektisuunnitelmassa, joka toimii projektin käsikirjoituksena ja simulaationa. Projektisuunnitelma toteutuu kuitenkin harvoin suunnitellusti, koska kenelläkään ei ole varmaa tietoa tulevasta. Projektisuunnitelmaa laadittaessa joudutaan siis olettamaan asioita. Näitä olettamuksia tulee seurata projektin aikana. Mikäli jokin olettamus osoittautuu epätodeksi, on projektin suunnitelmia muutettava vastaamaan uutta todellisuutta. Epävarmuudesta seuraa myös riskejä, jotka voivat uhata projektin onnistumista. Projektin on kyettävä tunnistamaan mahdolliset riskit ja kehittämään strategioita niiden hallitsemiseksi ja lieventämiseksi koko projektin elinkaaren ajan.
Haasteellinen projekti tarvitsee taitavan projektipäällikön. Taitava projektipäällikkö on kouluttautunut projektipäälliköksi ja hänellä on riittävä kokemus projektin johtamisesta. Lisäksi hänellä on hyvät ihmisten johtamisen taidot, joiden avulla hän saa projektitiimin toimimaan paremmin projektin tavoitteiden saavuttamiseksi. Paras tapa voittaa projektijohtamisen haasteet ovat noudattaa hyväksi havaittuja projektinhallinnan käytäntöjä projektin suunnittelussa, toteutuksessa, seurannassa ja ohjauksessa.
Sinua saattaisi kiinnostaa
- Projektijohtamisen koulutusohjelma – Project Champion 2.0
- Projektipäällikön keskeiset taidot
- Tietojärjestelmäprojektin suunnittelu ja läpivienti
- Ketterä projekti – agile projektijohtaminen
- Taitavan projektipäällikön leadership-taidot – asiantuntijoiden johtaminen
- Muutoksen toteuttaminen onnistuneesti hankkeen kautta
- Katso myös muut projektinhallinnan koulutukset
Hannu Blomqvist
Hannulla on yli 30 vuoden käytännön kokemus vaativien projektien ja ohjelmien johtamisesta. Hän on johtanut laajoja kansainvälisiä monitoimittajaprojekteja, joilla on ollut lukuisia osapuolia useasta yrityksestä ja monesta kansallisuudesta mm. Euroopasta, Aasiasta ja Afrikasta. Hannulla on kattava kokemus myös julkishallinnon projektijohtamisesta. Projektitoiminnan konsultoinnin kautta isojen yritysten lisäksi myös iso joukko pk-yrityksiä ja organisaatioita on tullut hänelle tutuksi. Hannu hallitsee hyvin sekä projektijohtamisen perinteiset että ketterät menetelmät. Hän on kokenut projektiosaamisen kouluttaja kansallisissa ja kansainvälisissä tilaisuuksissa.