Viisi tapaa parantaa tiimin viestintää Microsoft 365:n avulla

Väitän, että jokaisen tiimin menestymisen kannalta tärkein asia on viestintä. Yksin tekemiseen verrattuna tiimityön onnistumisen ratkaisee se, miten hyvin tieto kulkee ihmiseltä toiselle ja miten hyvin saadaan hyödynnettyä tiimin yhteistä ajatteluvoimaa ja yhdessä innostumista.

Ei ole samantekevää, millä tavalla viestit kulkevat tiimien sisällä, projekteissa ja hankkeissa. On tärkeää, että viestintä on osa luontevaa työn tekemistä eikä ylimääräinen vaihe. On tärkeää, ettei kenenkään ajattelutyötä keskeytetä turhaan, eikä kenenkään tarvitse seurata hänelle epäolennaista viestintää, jotta arvokasta aikaa säästyy työn tekemiseen. On tärkeää, että määrämuotoinen tieto jaetaan määrämuotoisena.

Tiimityön arkiset viestintäkäytännöt ja kanavat kannattaa sopia jokaisessa tiimissä, hankkeessa ja projektissa yhtä suurella prioriteetilla kuin esimerkiksi tavoitteet ja tehtävät. Jos työpaikallasi on käytössä Microsoft 365, on luonnollista kurkistaa sen suuntaan: miten Microsoft 365 voisi tukea tiimityötämme?

Käyn seuraavassa läpi viisi parasta tapaa, miten Microsoft 365 tukee viestinnän eri alueita tiimityössä.

1. Työtila tiimin identiteetin luojana

Tiimin identiteetin kannalta on tärkeää, että tiimillä on kotipesä. Microsoft 365:n moderni työtila on visuaalisesti miellyttävä ja aiempia SharePoint-työtiloja helppokäyttöisempi. Työtilan tärkein asia ovat dokumentit, joiden yhteismuokkausmahdollisuus ja automaattinen versiointi ovat välttämättömiä työn sujuvuuden kannalta.

Moderneissa työtiloissa on mahdollista julkaista näyttäviä uutisia, joten tiimi voi halutessaan hyödyntää työtilaa myös tiimin tiedottamiseen sekä tiimin jäsenille että ulkopuolisille.

2. Yhteishenki syntyy päivittäisessä keskustelussa

Pelkkä työtila ei riitä sitomaan porukkaa tiiviisti yhteen. Jos tiimi ei istu koko ajan naamatusten, yhteen hioutumiseen tarvitaan luonteva viestintäkanava.

Tunnetason sitoutuminen tiimin tai projektin tavoitteeseen ja porukan yhteen hioutuminen ei tapahdu aloituspalaverissa kertaluontoisena tapahtumana, vaan syntyy pikkuhiljaa päivittäisen keskustelun kautta. Keskustelukanava kannattaa valita siten, että se aiheuttaa mahdollisimman epätasa-arvoa tiedon saannissa ja vain vähän keskeytyksiä tiimiläisten päivään. Oikeudenmukaisuus, läpinäkyvyys ja vaikutusmahdollisuus ovat työhyvinvointia ja sitoutumista lisääviä tekijöitä ja niihin voidaan vaikuttaa vain onnistuneen viestinnän kautta.

Microsoft 365 tarjoaa viestintäkanaviksi monta eri vaihtoehtoa: Teams-ryhmächat, Yammer, Skype for Business ja sähköposti. Näistä lisää seuraavassa kohdassa.

3. Työn häiriöttömyyden varmistaminen Teams-chatissä

Miten sitten valitaan oikea kanava tiimin työntekoon? Neuvon unohtamaan sähköpostin kokonaan, koska se ei sovellu keskusteluun alkuunkaan vaan aiheuttaa vain turhia keskeytyksiä jokaiselle tiimin jäsenelle. Skypenkin unohtaisin muutoin paitsi online-kokousten osalta. Skype for Business on nopea tapa kommunikoida, mutta se synnyttää turhia siiloja tiimin jäsenten keskuuteen.

Tiimin keskustelun siirtäisin kokonaan Teams-chattiin, koska se mahdollistaa eri aihepiirien jakamisen omiin kanaviin, jolloin tiimiläiset voivat valikoida vain itselleen tärkeät kanavat. Tarvittaessa voi silti hypätä kanaviin, joita ei seuraa aktiivisesti ja selata myös keskusteluhistoriaa. Tämä luo läpinäkyvyyttä, mutta on kuitenkin samalla levollista viestintää verrattuna sähköpostiin tai vaikkapa nykyisin työelämässäkin suosittuun WhatsAppiin. Teams on käytössä myös puhelimen kautta.

Teamsin avulla ongelmien ratkomisesta ja asioiden eteenpäin viennistä tulee osa työpäivää, eikä kukaan jää yksin pohtimaan asioita liian pitkäksi aikaa. Turhilta kokouksilta vältytään.

4. Viestintä naapuritiimien ja projektien kanssa Yammerissa

Miten sitten kommunikoidaan tiimin ulkopuolisten kanssa? On tärkeää, ettei yksikään yrityksen projekti tai tiimi siiloudu täysin erilleen muista, koska yleensä jokaisella projektilla ja tiimillä on riippuvuuksia muiden kanssa.

Ihannetilassa yrityksessäsi on jalkautettu Yammer koko yrityksen yhteiseksi viestintäkanavaksi ja kaikki käyttävät sitä aktiivisesti. Tällöin jokaisen tiimin on tärkeää pitää aktiivisena ryhmää Yammerissa. Projektipäällikön tai tiiminvetäjän roolina on viestiä aktiivisesti ryhmässä tilannekatsauksia. Ryhmän kautta voi jakaa tiimin työtilassa julkaistuja pidempiä uutisia. Toki myös intranetin uutispalsta toimii tiedottamisessa, jos se on teillä aktiivisempi kuin Yammer.

Yammerin käyttö koko organisaation kanssa kommunikointiin vähentää varmasti projektipäällikön, hankepäällikön tai tiiminvetäjän työtä. Ilman avointa viestintäkanavaa kysymykset ja kommentit kohdistuvat yleensä päällikölle, ja pahimmillaan päällikön koko päivä menee asioiden selvittämiseen. Mikä parasta, Yammer toimii crowdsourcing-alustana, eli tiimin ei tarvitse tyytyä vain omiin ideoihinsa vaan voi käyttää koko yrityksen ajatteluvoimaa, kun suunnitellaan esimerkiksi uutta palvelua tai tuotetta yritykselle.

5. Määrämuotoinen viestintä määrämuotoiseksi 

Osa tiimin viestinnästä vaatii määrämuotoisuutta. Tällaisia asioita ovat ainakin aikataulut, riippuvuudet ja tehtävät. Microsoft 365 -palveluista Planner on luotu tähän tarkoitukseen. Planner on moderni tehtäväpalsta, johon voi luoda luokiteltuja tehtäviä eri tarkoituksiin. Tehtäviä voi nimetä henkilöille, ja kullakin henkilöllä on koottu lista omista tehtävistä. Projektipäällikkö voi seurata tehtävien edistymistä visuaalisista näkymistä.

Tehtävien lisäksi tiimeillä voi olla muutakin määrämuotoista sisältöä. Monet ovat kokeneet hyödylliseksi kokousasioiden käsittelyn luettelomuotoisena työtilassa. Tämä säästää erillisiltä muistioilta ja agendoilta. Työtilaan voi luoda joka tarpeeseen sopivan luettelon datan yhteiseen keräämiseen ja käsittelyyn, ja luettelosta  on helppo luoda erilaisia suodatettuja näkymiä. Mainio korvike excelille, kun työskennellään porukalla saman luettelon kimpussa.

Yhteenvetona voi todeta, että Microsoft 365 tarjoaa tiimeille kaiken sen, mitä moderni tietotyöläinen tarvitsee: ajasta ja paikasta riippumatonta työntekoa, online-kokouksia ja mahdollisuuden hyödyntää koko organisaation voimaa jokaisen tiimin ja projektin päivittäisessä työssä. Microsoft 365 muuttaa työnteon varmuudella paremmaksi, kunhan uudet työskentelytavat omaksutaan osaksi arkipäivää. Tärkeintä on muistaa, ettei viestintä ole irrallinen osa tiimityötä, vaan se on tiimityön tärkein osa ja ansaitsee tulla suunnitelluksi.

Katso Teams ja Sharepoint -koulutuksemme.

Microsoft Teams Microsoft 365