Mitä jos tiimityön keskipiste ei olekaan enää SharePoint?
Office 365 -alusta on mullistanut sen, mihin työpaikat ovat satsanneet vuosikausia aikaa ja rahaa: työ on haluttu siirtää pois verkkolevyiltä SharePoint-työtiloihin. Osa yrityksistä on onnistunut tässä täysin, osa puolittain. Satsaus SharePointiin on kyllä kannattanut. Dokumentit eivät enää ole hukassa ihmisten sähköpostilaatikoissa ja tietokoneen kovalevyllä. Mikä parasta, dokumenteista syntyy automaattiset versiot versiohistoriaan, joten samasta dokumentista ei enää löydy eri nimellä tallennettuja versioita. Vielä parempaa on se, että kaikki asianosaiset voivat muokata samaa dokumenttia yhtä aikaa.
Mutta miksi väitän, ettei SharePoint enää ole tiimityön keskipiste?
Office 365 alkoi nakertaa työtiloihin keskittynyttä dokumenttienhallintaa jo vuosia sitten, kun käyttöön tuli OneDrive for Business. Konsepti pysyi kuitenkin selkeänä: omat dokumentit OneDriveen, tiimin dokumentit työtilaan.
Isompi muutos tapahtui vuonna 2017, kun Teams tuli mukaan O365-sovelluksiin. Se on antanut mahdollisuuden miettiä tilannetta uusiksi. En väitä, että SharePoint-työtiloista pitäisi luopua, koska selkein dokumenttienhallinta on edelleen työtilamaailmassa, jossa tiimit voivat luokitella dokumentteja metatietosarakkeiden avulla ja luoda tarvitsemansa kirjastot eri käyttöoikeuksilla. Moderneissa O365-työtiloissa dokumenttikirjastojen muokkaus on vieläpä miellyttävän intuitiivista, mikä on pitkän linjan SharePoint-käyttäjille mukava yllätys! Enää ei tarvita päivän pääkäyttäjäkoulutusta, jotta työtilaan osaisi luoda uuden metatietosarakkeen tai näkymän.
Mikä sitten on Teams ja miksi se uhkaa viedä tärkeimmän työkalun manttelin SharePointilta?
Teams on ryhmächat-tyyppinen keskustelutyökalu, joka tarkoitettu työpaikan tiimien ja projektien sisäiseen viestintään. Tiimien keskustelu voidaan sen avulla siirtää pois sähköpostista modernimpaan työkaluun, jossa tiimin viestintä saadaan luokiteltua aiheiden mukaan eri kanaviin. Teams tekee tiimin keskustelusta samalla kertaa avointa mutta helposti suodatettavaa. Kenenkään ei tarvitse seurata keskustelua, joka ei kosketa itseä, mutta siihen on aina tarpeen tullen mahdollisuus. Keskusteluun voi milloin tahansa vetää mukaan henkilön, joka ei tavallisesti seuraa kanavaa mainitsemalla hänet nimeltä, esim. ”tiedätkö sinä tästä @Heidi Selkäinaho”.
Teams sopii keskustelukanavaksi sähköpostia paremmin, kun keskustelunavaus ja siihen tulleet vastaukset niputtuvat mukavaksi nipuksi. Sähköpostilaatikossa 10 vastausta herättänyt keskustelu tarkoittaisi kymmentä erillistä sähköpostia ja kymmentä keskeytystä työpäivään. Teams sopii tiimin keskusteluun paremmin myös siksi, että tiimille syntyy yhteinen keskusteluhistoria, eikä jokaisen käyttäjän tarvitse arkistoida sähköpostejaan erikseen. Etuja on monia.
Parasta Teamsissa on, että se ei ole vain keskustelualusta. Teamsin jokaiseen kanavaan voi lisätä helposti välilehtiä, joissa voidaan näyttää tiimin muita työkaluja kuten Planneriin luodun tehtävälistan ja SharePoint-dokumenttikirjastoja. SharePointin saa siis luontevasti Teams-keskustelujen rinnalle. Toisinpäin sama ei ole mahdollista, eli Teams-keskusteluja ei voi näyttää SharePoint-työtilassa.
Koska tiimityö on enimmäkseen keskustelua ja toissijaisesti dokumenttien ja tehtävien hallintaa, Teams on tällä hetkellä ehdottomasti paras keskipiste tiimityölle työpaikoilla, joissa on käytössä O365. Teamsin kautta tiimit voivat myös aloittaa nopeasti Online-kokouksia tai privaatteja chat-keskusteluja tiimin jäsenten kanssa. Tulevaisuudessa Teamsin Online-kokoukset ja chat-toiminto yhdistyvät Skype for Businekseen, joten Teamsia ajetaan Microsoftinkin puolelta kaiken tiimityön keskipisteeksi.
Taustalla SharePoint pitää edelleen pintansa parhaana paikkana tiimien dokumenttien hallintaan. Yksittäisen tiimin jäsenen ei silti välttämättä tarvitse pomppia Teamsin ja SharePointin välillä, vaan hän voi muokata ja lukea dokumentteja Teamsin kautta. Riittää, että tiimin pääkäyttäjä luo tarvittavat dokumenttikirjastot SharePointiin ja tuo ne Teamsin välilehdille näkyville.
Teams-pohjainen työskentely on miestäni suositeltavin malli tiimityöhön, mutta toki joustava O365 tarjoaa myös muita vaihtoehtoja. Erilaisia malleja esittelen Tieturin koulutuksessa Office 365 tiimityössä. Tervetuloa mukaan pohtimaan, mikä malli sopisi parhaiten teidän työpaikallenne!
Heidi Selkäinaho, työyhteisöviestinnän konsulti, Somepoint Oy
Heidi kouluttaa Tieturilla Office 365 tiimityössä -kurssiamme. Heidi opastaa yrityksensä Somepoint Oy:n kautta työpaikkoja uudenlaisen työn tekemisen ja työyhteisöviestinnän tapoihin. Hänellä on pitkä kokemus SharePointista ja Office 365:stä työskenneltyään edelliset 7 vuotta SharePoint-intranet-konsulttina.
