Määrätietoisesti kohti tavoitteita – apuna Scrum, OKR, TOC vai joku muu?
Tuoteomistaja ohjaa tiimien kehitystä kohti tuotteen ja palvelun tavoitteita. Johtaja ohjaa organisaatiotaan kohti strategisia tavoitteita. Tekemistä on paljon ja aika on rajattu, mutta kaikki puskevat hiki hatussa töitä päästäkseen maaliin.
Tässä blogissa käyn läpi menetelmiä hyvän tavoitteen luomiseksi sekä tavoitteellisten askelmerkkien kirkastamiseksi, jotta matka kohti tavoitteita onnistuu määrätietoisesti, mutta ketterästi ja oppien parhaalla hyötysuhteella. Toki nämäkään vinkit eivät ole avain onneen, jos tiimeillä on tuhat rautaa tulessa yhtä aikaa tai organisaatiossa kymmeniä tai jopa satoja samanaikaisia projekteja käynnissä yhtä aikaa. Kannattaakin aina muistaa myös Kanbanista tuttu samanaikaisen työn rajoittaminen sekä henkilöiden oman ajanhallinnan tukeminen.
Luo selkeä tavoite
Visio on termi, jota käytetään usein tekemisen suunnannäyttäjänä, mutta vaikka se parhaimmillaan onkin selkeä ja inspiroiva sekä saa ihmiset motivoitumaan työskentelemään yhdessä, saattaa nykyhetken ja vision väliin mahtua valtameri eikä kenelläkään oikein ole käsitystä mitä askelia pitäisi ottaa maaliin päästäkseen.
Kannattaakin istahtaa hetkeksi miettimään pitkän aikavälin tavoitetta, joka on askel kohti visiota. Se on usein visiota konkreettisempi ja realistisempi, ja tuo näin pieniä saavutettavia saaria vision valtamerelle. Tämä tarjoaa mahdollisuuden keskittyä oikeisiin asioihin, tarjoten silti joustavuutta käytännön askelissa sen toteuttamiseksi. Tavoitteen kirkastamiseksi voi hyödyntää monenlaisia työkaluja tulevaisuuden postikortista erilaisiin kanvaaseihin kuten Product Canvas tai Portfolio Canvas.
Kirkasta askelmerkit kohti tavoitetta
Kun tavoite on selvillä, on aika hahmottaa miten nykytilasta päästään tavoitteeseen. Yksi keino on toki lähteä vain kokeilemaan ja oppimaan veivätkö otetut askeleet oikeaan suuntaan, mutta parempaan tulokseen päästään tunnistamalla mitattavia konkreettisempia välitavoitteita, joiden oletetaan tuovan hyötyjä sekä vievän kohti tavoitetta. Tässä vaiheessa tunnistetut välitavoitteet – askelmerkit – ovat toki enemmän oletuksia parhaasta reitistä kuin lukkoon lyöty toteutussuunnitelma, joten tehtyjen oletusten todenperäisyyttä on hyvä säännöllisesti pysähtyä arvioimaan.
Carol Weissin tunnetuksi tekemä Theory of Change (TOC) on esimerkki menetelmästä, joka auttaa luomaan askelmerkkejä kohti tavoitetta tunnistamalla ydintuloksia ja mitattavia hyötyjä matkan varrelta. Tämä tehdään tunnistamalla ydinongelma, joka on ratkaistava sekä tunnistetaan juurisyyt eli ongelmat, joista valittu ydinongelma johtuu (esimerkiksi 5 x miksi menetelmällä). Kokonaiskuvan ymmärtämiseksi juurisyiden lisäksi kirkastetaan myös ongelmat, jotka aiheutuvat valitusta ydinongelmasta. ToC:n tarkoituksena ei kuitenkaan ole kirkastaa vain tavoitteeseen liittyviä haasteita, vaan menetelmän voima tulee siitä, kun jokainen kartoitettu ongelma ja haaste käännetään mahdollisuuksiksi – positiivisiksi seurauksiksi kun ongelma on ratkaistu. Näin saadaan luotua alkuperäiselle tavoitteelle välitavoitteet, ydinedellytykset, joiden on oltava kohdallaan tavoitteen saavuttamiseksi.
Andy Groven 1970-luvulla kehittämä OKR (Objectives and Key Results) -menetelmä tuli laajemmin tunnetuksi vasta noin 40-vuotta myöhemmin John Doerrin ”Measure What Matters” -kirjan myötä. Menetelmä tuo tavoiteohjautuvuutta työskentelyyn ja auttaa kirkastamaan olennaisimmat avaintulokset tavoitteen saavuttamiseksi. OKR on yksinkertainen menetelmä pilkkoa pitkän aikavälin tavoitteet pienemmiksi mitattaviksi ja saavutettaviksi kokonaisuuksiksi. Tavoitteen toivottu saavuttamisaika voi olla niinkin pitkällä kuin 1–2 vuoden päässä, mutta tässäkin ison tavoitteen pilkkominen pienemmiksi kuukauden tai kvartaalin pituisiksi avaintuloksiksi on suositeltavaa.
Matkaan askel kerrallaan – polkua muokaten
Kun suunta on kirkas ja oletukset tarvittavista askelmerkeistä on luotu, on viimein aika kääriä hihat ja ryhtyä töihin. On kannattavaa suosia työskentelymenetelmiä, jotka ovat luontaisesti tavoitelähtöisiä ja mahdollistavat tarkastelun ja oppimisen matkan varrella.
Ketterät viitekehykset, kuten Scrum mahdollistaa parhaan lopputuloksen saavuttamisen ottamalla lyhyen aikavälin tavoite kerrallaan konkreettisia askelia kohti pitkän aikavälin tavoitetta. Kun edistymistä kohti isoa tavoitetta kohti tarkastellaan säännöllisesti, voidaan tarkastelun seurauksena joko vahvistaa aiemmin tunnistetut askelmerkit oikeiksi, tai opitaan etteivät aiemmat oletukset pitäneet lainkaan paikkansa. Harha-askeleetkin tuovat kuitenkin viisautta ja seuraava uusi askel kohti tavoitetta on jo varmemmalla polulla.
Toyota on tullut tunnetuksi Leania ja Kanbania hyödyntävästä tuotantojärjestelmästään, mutta ehkä vähemmän tunnettu toimintamalli on Toyota Kata, joka mahdollistaa määrätietoisen navigoinnin kohti tavoitteita sekä auttaa käyttäjiään tulemaan paremmiksi ongelmien ratkomisessa. Sen ytimessä on ymmärtää niin tavoite kuin nykytila, ennen kuin otetaan kokeilujen ja oppien kautta askeleita kohti tavoitetta (parannuskata). Johto ja esimiehet tukevat ihmisiä työskentelemään tavoitteita kohti ja ratkaisemaan vastaan tulevia ongelmia tukemalla ja valmentamalla heitä sisäistämään ja toimimaan näiden askelten mukaisesti (valmennuskata).
Parannuskatan ensimmäisenä askeleena on ymmärtää tavoite, joka halutaan saavuttaa. Jos se on kaukana, esimerkiksi 1–3 vuoden päässä, on hyvä kirkastaa ja suunnitella välitavoitteita, jotka ovat saavutettavissa maksimissaan noin 3 kk aikana. Tämän jälkeen tarkastellaan nykyhetkeä analysoimalla sitä mittareiden ja tulosten tarjoaman datan pohjalta. Kolmantena valitaan seuraava, yleensä 1–4 viikon päähän sijoittuva tavoitetila, jota kohti otetaan seuraavia askeleita.
Valmennuskatan 5 kysymystä mahdollistavat reflektion ja pysähtymisen, sillä kukaan ei voi aidosti etukäteen tietää mikä lopputulos otetuilla askeleilla on ja saman haasteen tai välitavoitteen äärellä saattaa joutua työskentelemään usean kokeilun ajan.
Sinua saattaisi kiinnostaa
- OKR (Objectives and Key Results) perusteet
- Ketterä johtajuus – agile leadership
- Lean Six Sigma Green Belt Practitioner
- Fiksumpaa työskentelyä ketteryydellä
- Scrum perusteet
- Kanban perusteet
- Product owner I (PO I)
- Muutoksen toteuttaminen onnistuneesti hankkeen kautta
Tuuli Pesonen
Seniorikonsultti
Tuuli on ketteryyden syväosaaja ja Scrumin, LeSS:n ja SAFen sertifioitu asiantuntija. Hän on työskennellyt useissa organisaatioissa monenlaisten tiimien kanssa. Tuulille on erityisen tärkeää yhteistyö, tavoitteellisuus sekä jatkuva parantaminen ja oppiminen, sillä ketteryyttä voidaan suorittaa mekaanisesti pahimmillaan vuosikausia ilman, että päästään aidosti tuottamaan arvoa ketterästi.
