Luo yhtenäinen käyttökokemus SharePoint-intranetin selailuun
Moderni SharePoint-intranet on joustava sisällöntuottajan näkökulmasta: asioita voi tehdä monelle tavalla. Vaarana kuitenkin on, että käyttökokemus on sekava, jos sisällöntuottajat saavat vapaat kädet. Siksi joitakin pelisääntöjä kannattaa aina sopia ja opettaa kaikille sisällöntuottajille. Monet näistä pelisäännöistä liittyvät siihen, miten käyttäjä liikkuu sivustolla navigaation avulla.
Kuusi tärkeintä navigaatioon liittyvää pelisääntöä on:
- Keskussivuston navigaatio vai sivuston oma?
- Otsikot vai linkit?
- Megamenu vai perinteinen?
- Megamenun otsikot
- Aakkostus
- Linkit vain intranetin sisältöön
Keskussivuston navigaatio vai sivuston oma?
Kun intranet on laaja, se kannattaa pilkkoa useisiin eri sivustoihin. Tällöin sivustot yhdistetään toisiinsa keskussivuston (hub site) avulla. Keskussivuston sivustot saavat yhtenäisen päänavigaation. Silti myös jokaisella sivustolla on oma navigaationsa, ellei sitä piiloteta.
Ensimmäinen iso päätös on, käytetäänkö vain keskussivuston yhteistä navigaatiota ja piilotetaan sivustojen omat navigaatiot.
Vaihtoehtona on tarjota keskussivuston navigaatiossa vain linkit eri osioihin (sivustoihin), ja käyttäjä näkee näet kyseisen sivuston navigaation vasta sivustolle siirryttyään.
Molemmat tavat ovat ok, mutta ensimmäinen tarjoaa suoraviivaisemman käyttökokemuksen intranetin lukijoille. Jälkimmäinen taasen on huomattavasti helpompi sisällöntuottajalle ja pysyy siksi helpommin ajan tasalla.
Tämä on isoin päätös, ja se on tehtävä ennen kuin sisältöä lähdetään tuottamaan.
Otsikot vai linkit
Toinen päätettävä asia on, johtaako navigaation ylin taso jollekin sivulle vai avaako se vain navigaation. Monet käyttäjät kokevat sekavaksi, jos yksi sana toimii sekä linkkinä sivulle että avaa navigaatiovalikon. Siksi suosittelenkin ylimmälle tasolle pelkkiä otsikoita, joista avautuu navigaatiovalikko. Tämä on erittäin tärkeä pitää yhtenäisenä kaikissa ylimmän hierarkiatason otsikoissa.
Megamenu vai perinteinen
Navigaation voi esittää joko megamenu-tyylisenä, jolloin valikossa näkyy kerrallaan kaksi hierarkian tasoa linkkejä tai perinteisenä, joka näyttää vain yhden hierarkiatason kerrallaan. Perinteinen navigaatio toimii parhaiten, jos pudotusvalikosta avautuu vain yksi taso linkkejä kun taas megamenu toimii, jos hierarkiatasoja on kaksi. Navigaatioasetus on hyvä pitää yhtenäisenä kaikilla sivustoilla.
Jotta megamenu näyttää siistiltä, on hyvä, että valtaosassa kohtia on 2 tasoa syvä rakenne. Siksi megamenu-mallissa välillä joutuu keksimällä keksimään otsikkosivuja.
Megamenun otsikot
Käytettävyystutkimukset osoittavat, että monet ihmiset eivät avaa megamenun otsikkosivuja, koska näkevät ne lähinnä vain otsikoina sen alla oleville aiheille. Tästä huolimatta suosittelen, että SharePointissa megamenun otsikot ovat linkkejä sivuihin eikä pelkkiä otsikoita, koska se helpottaa mobiilikäyttöä: mobiilivalikossa et näe, mikä sana toimii linkkinä ja mikä ei samalla tavalla kuin tietokoneella, jossa voit liikuttaa hiirtä sanan päällä. Mobiilissa on turhauttavaa tökätä sormella otsikkoa, joka ei avaa mitään.
Mitä sitten näille otsikkosivuille kannattaa laittaa? Ehdotan, että otsikkosivuille ei laiteta tärkeää sisältöä vaan ne lähinnä esittelevät, mitä muuta tässä osiossa on. Näin vältetään riski, että käyttäjiltä jäisi olennainen sisältö huomaamatta.
Tämä on erittäin tärkeä pitää yhtenäisenä läpi intranetin, jotta käyttäjät oppivat: opetat käyttäjille, että megamenun otsikkosivuilla on tärkeää sisältöä joko aina tai ei koskaan.
Navigaation aakkostus
Laita navigaatio aakkosiin, ellei ole jokin täysin ymmärrettävä syy järjestää linkit muutoin (esim. prosessin vaiheet). Pidä tämä yhtenäisenä läpi intranetin.
Linkitä vain intranetin sisältöön
Intranetin selailun käyttökokemus säilyy yhtenäisenä, kun varmistat, että intranetin navigaation linkit johtavat vain intran sivuille, tiedostokirjastoihin tai luetteloihin.
Toki voit tehdä poikkeuksena yhden pääotsikon ”LINKIT”, jonka alta tarjoat linkkejä muualle internetiin.
En suosittele linkittämään navigaatiosta suoraan yksittäisiin tiedostoihin, vaan luo aina sivu, jota kautta liitetiedostot ovat saatavilla.
Jos intranetissa on useita sivustoja, tarjoa kunkin sivuston alla linkkejä vain kyseiseen sivustoon. Näin vältät hämmentämästä käyttäjää jatkuvilla siirtymillä.
Muuta muistettavaa
Navigaation pelisääntöjen lisäksi on muitakin pelisääntöjä, jotka luovat yhtenäisen käyttökokemuksen ja varmistavat käytettävyyden. Esimerkiksi
- Luo sivupohjat sisällöntuottajille ja määritä sivupohjille vakioelementit esim. lisätietojen antajan esittämiseen ja aiheeseen liittyvien linkkien esittämiseen
- Päätä yhtenäiset tavat pikalinkkien ikonien käyttöön.
- Määritä yhtenäiset käytännöt eri osioiden pääsivuille
- Sovi kuvien käytöstä: pitääkö käyttää organisaation omia kuvia, vai voiko käyttää valmiita kuvia järjestelmästä
- Opeta käyttäjät käyttämään järjestelmän valmiita tekstityylejä ja kiellä muodostamasta omia tyylejä
- Sovi yhtenäinen ulkoasu taulukoille
Sovitut pelisäännöt on tärkeä opettaa kaikille sisällöntuottajille. Silti kokemus on opettanut, että välillä säännöt unohtuvat. Siksi intranetilla on tärkeää olla päätoimittaja, joka aika ajoin tarkistaa, että pelisääntöjä on noudatettu ja opastaa sisällöntuottajia kärsivällisesti.
Koulutusta SharePointiin
Heidi Selkäinaho
Heidi Selkäinaho on kokenut digitaalisen työyhteisöviestinnän konsultti. Heidi toimii työpaikkojen yhteisöviestinnän valmentajana missionaan tuoda työpaikoille tehokkaammat ja työniloa lisäävät tavat tehdä töitä sisäisten somekanavien ja sosiaalisten intranet-ratkaisujen avulla. Heidillä on 16 vuoden kokemus digitaalisen viestinnän ja verkkopalveluiden kehittämisestä. Heidi on aiemmin toiminut intranet-konsulttina ja tuotepäällikkönä Sinisessä Meteoriitissa ja suunnitteli mm. Euroopan parhaaksi valitun Valo intranet -ratkaisun.
