Haluatko prinssin ja puoli valtakuntaa – jopa ketterästi?
Maailmalla on prinssejä ja prinsessoja, eli Prince2®-sertifioituneita projektiammattilaisia, jo melkoinen määrä. Tarinat eivät kerro, onko kylkiäisenä tullut myös puolet valtakuntaa, mutta projektipäällikön työkalupakissa ja CV:ssä Prince2-osaaminen ja -sertifikaatti kyllä huomataan. Se voi olla se pieni ero.
Prince2 tuli Suomeen voimakkaasti muutama vuosi sitten osittain kansainvälisten organisaatioiden kautta, mutta suureksi osaksi myös siksi, että erilaisten viitekehysten ja mallien suosio on kasvanut verrattuna ns. in house -kehitettyihin malleihin ja käytäntöihin. Organisaatiot ovat kansainvälistyneet, verkottuneet ja toimivat monitoimittajaympäristössä. Sen sijaan, että jokaisella osapuolella on oma projektimallinsa, on huomattavasti tehokkaampaa ja taloudellisempaa käyttää de facto –tyyppistä yleistä viitekehystä, joka ei vie liikaa omia kehittämisresursseja, käyttää ymmärrettävää ja yhteistä terminologiaa ja on kaiken lisäksi malli, jota menestyksekkäät organisaatiot ympäri maailmaa ovat käyttäneet ja edelleen kehittäneet.
Yksi yleinen väärinkäsitys on, että Prince2 olisi vain IT-projektimalli. Näin oli laita Princen aikaisempien versioiden osalta, mutta vuonna 1996 Prince sai numeron 2 peräänsä, ja on siitä asti ollut yleinen malli, joka sopii vaikka talonrakennukseen. Prince2 ei puutukaan siihen, miten itse tuotos (product) aikaansaadaan, sillä jokaisella toimialalla ja käyttöalueella on ihan omat menetelmänsä ja standardinsa; vertaa esimerkiksi talonrakennusmääräyksiä tai systeemityömenetelmiä. Käynnistyvät projektit ovat kuin pieniä, herkkiä taimia, joiden elinkelpoisuus riippuu siitä, miten niitä ’hoidetaan’. Prince2 keskittyykin määrittelemään, miten projekti viedään hallinnollisena kokonaisuutena läpi mahdollisimman tehokkaasti ja onnistuneesti.
Prince2:een voit tutustua tarkemmin MIFin koulutuksissa, lukemalla kirjoja kuten Managing Successful Projects with PRINCE2 – 2009 Edition tai tutustumalla virallisiin sivuihin. Tässä blogissani poimin esille joitakin asioita, joita itse pidän Prince2:n ehdottomina plussina ja eroina muihin menetelmiin verrattuna.
Business case – liiketoimintaperuste
Joidenkin tutkimusten mukaan projektien epäonnistumisen suurin yksittäinen tekijä on, että käynnistetään projekteja, joilla ei ole edes onnistumisen edellytyksiä – ei ole tehty business casea. Business case -käsite onkin yksi Prince2:n 7 teemasta (themes) eli projektinhallinnan näkökulmista, joihin on kiinnitettävä jatkuvasti huomiota.
Vaikka projektia käynnistettäessä meillä olisikin selkeät ja kannattavat lähtökohdat, niin silti moni asia voi mennä ns. pieleen: ympäristössä tapahtuu muutoksia tai riskit realisoituvat. Projektilta voi mennä pohja pois vaikka yritysfuusion seurauksena, tai teknologian kehitys ajaa edelle. Prince2:n vastaus on, että huolehditaan jatkuvasti siitä, että business case, joka luotiin projektia käynnistettäessä, on edelleen validi, toteuttamiskelpoinen ja saavutettavissa oleva. Business case on siis jokaisen ohjausryhmän kokouksen agendalla. Liiketoiminta / hankejohdon, ohjausryhmän ja projektipäällikön saumaton tiedonkulku takaa myös, etteivät asiat tule miltään osin yllätyksinä, ja niihin voidaan tarvittaessa puuttua.
Prince2 tuo selkeät roolit ja vastuut
Olen koulutustilaisuuksissa sanonut, ettei projektilla ole aitoja onnistumisen mahdollisuuksia, jos ohjausryhmä ei ole tehtäviensä tasolla. Ohjausryhmän tehtävänä on varmistaa, että projektille asetetut tavoitteet saavutetaan (direct). Sen sijaan projektipäällikön tehtävänä on päivittäinen ’manageeraus’ eli hän vastaa siitä, että tavoitteiden saavuttamiseksi tarpeelliset tehtävät suoritetaan. Hän voi toimia vapaasti ns. toleranssien puitteista, mutta kaikki poikkeamat on vietävä ohjausryhmän päätettäviksi. Projektipäällikön työrukkasina on tiimejä ja tiimimanagereja, joiden vastuulla on varsinaisen työn tekeminen (deliver).
Prince2 korostaa projektitiimin eri osapuolten selkeitä rooleja ja vastuita. Se korostaa myös osapuolten välistä aktiivista vuorovaikutusta ja tiedonkulkua, jolloin ohjausryhmällä, projektipäälliköllä ja tiimeillä on kaikki tarpeellinen tieto käytettävissään oman roolinsa hoitamiseksi. Prince2 määrittelee mm. erilaisia hallinnollisia tuotoksia kuten raportteja, joilla kaikki osapuolet pysyvät ajan tasalla ja osaavat reagoida ajoissa. Ja huomaa: Raportti voi olla sähköpostiviesti, ei välttämättä päivien työtä vaativa monisivuinen dokumentti – luonnollisesti projektista ja tilanteesta riippuen.
Prince2 ja tarkentuva suunnittelu – management by stages
Prince2-projekti ei käynnisty suoraan projektisuunnitelman laadinnalla. Ensin on varmistettava, onko tästä ideasta edes projektiksi, eli tehdään project brief – projektiesitys. Vasta sitten, kun ohjausryhmä on sen hyväksynyt, projekti ja myös varsinainen projektisuunnittelu käynnistyy. Tällä varmistetaan, että karsitaan pois ne ’elinkelvottomat taimet’ eli projektiaihiot, joilla ei sittenkään ole riittävää business casea.
Prince2 kutsuu projektin suunnitteluvaiheessa tehtävää ns. kokonaisprojektisuunnitelmaa termillä ’project initiation documentation eli PID’. Mutta tämäkään suunnittelutaso ei vielä riitä. Ajatellaanpa projektia, jonka kesto on 1-2 vuotta: Onko meillä PID:iä tehtäessä riittävän tarkkaa tietoa tulevista resurssitarpeista, kaikista tehtäväkokonaisuuksista tai edes kumppaneista, joiden kanssa joitakin projektin osioita tullaan tulevaisuudessa toteuttamaan? Tämän vuoksi Prince2:n keskeisiä periaatteita (7 principles) on ’management by stages’ eli vaihe kerrallaan johtaminen. Suunnitteluvaiheessa projekti vaiheistetaan ja jokaiselle vaiheelle laaditaan ennen sen käynnistämistä oma vaihesuunnitelmansa, joka tarkentaa mm. ko. jaksona tehtävät työkokonaisuudet. Projektipäällikkö saa ohjusryhmältä luvan johtaa projektia vaihe kerrallaan. Jokaisen vaiheen lopussa ja ennen seuraavan vaiheen aloittamista projekti on ns. ’katkolla’: Onko tästä edelleenkin projektiksi?
Niin, vielä se ketteryys…
Prince2-mallia on syytetty siitä, että se näyttäisi sopivan paremmin ns. vesiputousmallisen projektin menetelmäksi. Tarkasti ottaen tämä ei pidä paikkaansa, koska Prince2:n direct-, manage- and deliver-prosesseja voidaan käyttää hyvinkin ketterästi projektin niin vaatiessa.
Tervetuloa tutustumaan ketterään prinssiin Prince2 Foundation ja Practitioner-kursseille! Kysy myös organisaatiokohtaisia toteutuksia tai perehdytyspäivää.
Prince2® is a registered trade mark of AXELOS Limited, used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved.
